Riktlinjer för SMoK:s personregister, publicerade i Motorvagnen 4.2016
Enligt Personuppgiftslagen ska den som för personregister informera de som är registrerade om vad som finns registrerat, om ändamålet med registreringen och om rätten för den registrerade att begära ett utdrag ur registret med de uppgifter som finns. Styrelsen för Svenska Motorvagnsklubben har därför fastställt nedanstående riktlinjer för föreningens personregister.
Svenska Motorvagnsklubben (SMoK) har två register som omfattas av personuppgiftslagen, nämligen ett medlemsregister och ett resenärsregister. Våra riktlinjer för de båda registren är antagna av styrelsen och återges här.
Registren är avsedda för föreningsarbetet och lämnas inte ut till andra. Undantag kan göras i sällsynta fall då en annan ideell järnvägshobbyförening där personen är medlem har fått tidning i retur och undrar om
vi har en aktuell adress, eller liknande fall. Vi lämnar naturligtvis ut uppgifter när det behövs för att vi ska kunna uppfylla våra åtaganden gentemot medlemmar och resenärer, t ex adressfiler till tidningens tryckeri, gästlistor till hotell, deltagarlistor i vissa fall inför industribesök, eller passagerarlistor till rederier i vissa fall.
Uppgifter om medlemmar kan hämtas från det ena registret till det andra, om det behövs för att det andra registrets ändamål ska uppfyllas.
Utöver de båda nämnda registren finns register över trafikpersonal och vissa föreningsfunktionärer, som ett led i vårt säkerhetsstyrningssystem och för att myndighetskrav ska uppfyllas. Trafiksäkerhetsansvarig ska informera beröra personer om vad som registreras, varför det registreras och att registerutdrag kan begäras.
Varje registrerad har rätt att begära ett registerutdrag för att kontrollera vilken information som finns registrerad
om honom eller henne. Det följer av personuppgiftslagen. Man vänder sig då till den som är registeransvarig för respektive register.
Varje registeransvarig är skyldig att på begäran av den registrerade rätta uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
Medlemsregistret
Medlemsregistret har en självklar föreningsintern uppgift. Det är också adressregister för utskick av medlemstidningen. Men det behövs fler kontaktuppgifter än adressen, för att vi ska kunna söka adress i de fall medlemstidningen kommer i retur från posten. Det behövs också för att vi ska snabbt kunna komma i kontakt med anmälda resenärer ifall ett researrangemang måste förändras med kort varsel.
Medlemsregistret innehåller uppgifter om medlemmens namn, medlemsnummer, adress, telefonnummer och
e-postadress. Uppgifterna har lämnats av medlemmen själv. Uppgifterna om telefonnummer och e-postadress är frivilliga. En sådan uppgift ska raderas om medlemmen begär det.
Vidare registreras ytterligare uppgifter i vissa fall. För ungdomsmedlemmar (nedsatt medlemsavgift) registreras även födelseår. För anhörigmedlemmar (nedsatt medlemsavgift) registreras huvudmedlemmens namn och medlemsnummer, men däremot inte anhörigmedlemmens egen adress. Vidare förekommer det att en medlems tidigare namn registreras. I vissa fall registreras en medlems födelsedatum, om det är känt, detta för att underlätta efterforskning vid tidningsretur. Däremot registreras aldrig personnumret.
Uppgifter om betalningsdatum, inträdesår, utträdesanmälan, dödsfall o d kan också antecknas i medlemsregistret.
Registeransvarig för medlemsregistret är Hans Broman, 08-550 445 69,
Resenärsregistret
Resenärsregistret består av ett deltagarregister för varje researrangemang och ett basregister.
Namn, kontaktuppgifter och medlemsnummer registreras, liksom givetvis också vad som har beställts samt pris och betalningar. Kontaktuppgifterna är namn, adress, telefonnummer och eventuell e-postadress. I samband med längre båtresa måste också födelsedatum registreras på grund av lagkrav. Personnummer registreras inte. Uppgifterna läggs också i basregistret så att de kan användas inför kommande resor.
Skriv till om du vill få kontakt angående resenärsregistret.
